Questa volta si faccio un piccolo grande regalo !
Per tutti voi che dovete occuparvi di aggiornamento delle informazioni documentate dei sistemi, un pratico e semplice diagramma di flusso , studiato e testato per le IATF 16949 , ma applicabile a tutti i sistemi di Qualità.
Scaricatelo qui …..
Updating Documents in IATF
PERCHE’ E’ IMPORTANTE UNA DOCUMENTAZIONE AGGIORNATA
Uno dei compiti più ardui e faticosi di un responsabile qualità è quello di mantenere allineati documenti e metodi applicati in diverse fasi dei processi .
Oltre ad un requisito normativo, si tratta di una esigenza vitale per avere sempre sotto controllo l’evoluzione dei processi stessi , lo sviluppo dei progetti e lo stato di avanzamento di attività e azioni correttive e preventive.
Uno delle accuse principali mosse dai detrattori della Qualità è quella che i Sistemi (specie quelli certificati) sono onerosi per la troppa documentazione , per la “cartaccia inutile” che li appesantisce ..
Niente di più falso …se la documentazione viene aggiornata e seguita ed è usata come uno strumento, ma pericolosamente vero se i documenti vengono abbandonati a se’ stessi.
Basta pensare alla FMEA che , se non adeguatamente aggiornata a seguito di non conformità, reclami o incidenti…perde tutta la sua potenza di strumento di prevenzione per il ripetersi di questi eventi infausti.
In realtà non è l’aggiornamento dei documenti a farne metodi di Valore, quanto l’abitudine a seguire un percorso logico che collega le informazioni documentate di un sistema qualità e restituisce quindi un completo monitoraggio di prestazioni, azioni, risultati ….
DOCUMENTI e ISO
L’importanza è talmente elevata che tutti i sistemi di gestione per la qualità riferiti a standard internazionali come le iso 9001, le IATF 16949, le ISO45001 (ex Ohsas18001) , le iso 14001 e tutti le norme riferite ai diversi settori produttivi o di mercato, devono soddisfare il requisito di una gestione delle informazioni documentate controllata.
A pensarci bene è una logica conseguenza di voler essere coerenti e affidabili nei confronti dei Clenti, del Mercato, delle parti interessate …del resto chi riterrebbe logico girare con una carta d’identità di quando aveva 30 anni di meno , una patente scaduta o una tessera sanitaria illeggibile: la gestione delle informazioni documentate di un sistema qualità rappresenta la testimonianza oggettiva di un sistema vivo, aggiornato, seguito ed efficace . Una vera e propria Carta d’ Identità dell’Azienda!
Ma i documenti sono spesso molti e troppe volte capita di non ricordare tutti i collegamenti e la necessità di aggiornarli tutti.
Lo schema che vi regalo serve da facile pro-memoria logico per cercare di attuare una gestione delle informazioni documentate coerente e utile con le modifiche di processo, di prodotto, di progetto e di sistema.
COME FUNZIONA ?
Si avvia considerando quali possono essere gli “start” di una modifica che , internamente , parte da cambiamenti ed , esternamente può essere lanciata da un reclamo (“claim”) .
attraverso i flussi riportati si vede come anche i cambiamenti che non impattano direttamente sul processo , possono richiedere un adeguamento delle procedure, delle istruzioni operative e di altri metodi … Seguite ad esempio il percorso che parte da un cambi a livello di risorse umane come potrebbe essere l’assunzione di un nuovo collaudatore adibito ad un controllo visivo: non ci sarebbero impatti sul processo,ma sicuramente potrebbe rimanere affetto da qualche modifica la capacità di individuazione di un difetto al collaudo, impattando sulla FMEA di quel particolare prodotto o codice…..
Ovviamente , sebbene con un approccio leggermente diverso , potrei percorrere i flussi …al contrario : una modifica al Manuale Qualità o alla Politica quasi sempre possano avere un impatto su procedure o istruzioni e quindi ripercuotersi su processi e core tools.
Il documento è in lingua inglese per poter essere integrato facilmente in un sistema automotive e illustrato quindi ad auditor clienti ed istituti di certificazione .
